Privacy beleid Handboogvereniging de Alpenjagers         Ver.: mei 2018

 

  1. Persoonsgegevens worden bij de Alpenjagers in een bestand bewaard omwille van het vaststellen van het lidmaatschap van de vereniging en overkoepelende organisatie de Nederlandse Handboog Bond (NHB). Deze gegevens worden tevens gebruikt voor het organiseren van wedstrijden en vergaderingen, het innen van contributie en het verlenen van toegang tot het uitsluitend voor leden beschikbare deel van onze website. De beheerder bewaart gegevens van derden ter uitvoering van promotionele activiteiten. Hij deelt deze met de penningmeester voor de financiële afhandeling daarvan.

 

  1. Het bestuur van de Alpenjagers is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van zijn leden. De secretaris houdt de gegevens actueel en is de dagelijkse beheerder ervan.

 

  1. Van de leden van de Alpenjagers worden de volgende persoonsgegevens in het bestand opgenomen:

NAW-gegevens, leeftijd, e-mailadres, mobiele nummer, NHB-categorie, jaar ingang lidmaatschap, jaar beëindiging lidmaatschap en bankrekeningnummer. Van jeugdleden worden de contactgegevens van de ouders (e-mailadres en mobiel nummer) bijgehouden. Deze gegevens worden op aangeven van het betreffende lid gewijzigd.

Op de website en op Facebook kunnen foto’s worden getoond waarop leden en gasten herkenbaar in beeld gebracht kunnen zijn. Deze beelden zijn uitsluitend bedoeld ter promotie van de vereniging of wedstrijdverslaglegging. Daar waar het foto’s van minderjarigen betreft wordt éénmalig aan de ouders toestemming gevraagd bij de inschrijving.

Van functionarissen binnen de vereniging wordt fysiek een VOG bewaard door de secretaris.

 

Om de historie van de vereniging te kunnen bewaren, ter controle op betalingen en om het opzeggedrag van ex-leden in beeld te kunnen brengen zullen gegevens van leden maximaal 5 jaar bewaard blijven, waarna zij uit het basisbestand worden verwijderd.

 

  1. Er worden bij de Alpenjagers geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals, godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste alllen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat.

 

  1. Personen kunnen worden geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard tijdens het introductiegesprek met het bestuur. Zij verstrekken deze gegevens bij inschrijving middels het inschrijvingsformulier en het formulier machtiging automatische incasso.
  2. Leden van de Alpenjagers kunnen op aanvraag hun eigen persoonsgegevens inzien in de ledenlijst bij de secretaris en op de website ook de NAW-gegevens en mobiele nummers van de mede leden indien zij ingelogd zijn.

 

  1. De persoonsgegevens van de Alpenjagers-leden worden bewaard op de laptop van de secretaris en een gedeelte op de server van de websiteprovider. Met deze laatste is een verwerkingsovereenkomst afgesloten. De NHB krijgt de gegevens aangeleverd door de secretaris. Omwille van het feit dat de NHB een overkoepelende organisatie is hoeft met hen geen verwerkingsovereenkomst te worden afgesloten.

 

  1. Het basis gegevensbestand wordt bewaard op de laptop van de secretaris. Hiervan worden periodiek back-ups gemaakt op een externe harde schijf. Kopieën van het ledenbestand worden per mail ter beschikking gesteld aan de bestuursleden. Kopieën van gedeelten van het gegevensbestand worden per mail verstrekt aan de daarvoor aangewezen leden van de vereniging.

De deelkopieën bevatten uitsluitende de volgende gegevens:

– Bondsnummer;

– Naam;

– Gebruikersnaam;

– Geboortedatum;

– NHB-categorie;

– Mobiele nummer;

– E-mailadres;

– Discipline (door ontvanger zelf toe te voegen).

 

  1. De Alpenjagers heeft de volgende maatregelen genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien:

De laptop van de secretaris is voorzien van een firewall en antivirusprogramma.

Het basisbestand is voorzien van een versleuteling met password zodat anderen dan de secretaris dit bestand niet kunnen openen. De leden die voorzien worden van een deel kopie bewaren dit op een computer met firewall en antivirusprogramma. De website maakt gebruik van SSL.

 

  1. Binnen de organisatie hebben de volgende leden toegang tot deel kopieën:

– Beheerder;

– Wedstrijdleiders;

– Jeugdbegeleiders;

– Hoofdtrainer

Deze kopiebestanden worden bewaard op de computer van deze leden. Het is hun niet toegestaan de bestanden aan anderen te verstrekken.

  1. Bij de Alpenjagers is er geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming. Dit behoort tot de taken van de secretaris.

 

  1. Alleen met de provider van de website is een verwerkersovereenkomst afgesloten betreffende de persoonsgegevens.

 

  1. De Alpenjagers heeft geen contacten met derden die de persoonsgegevens van haar leden gebruiken.

 

  1. Datalekken zoals, een gehackt gegevensbestand van de secretaris, een gestolen laptop of verloren gegane USB-sticks of andere externe gegevensdragers dienen binnen de vereniging per omgaande gemeld te worden bij de secretaris. Deze zal met behulp van de melder het datalek vastleggen en documenteren.

Het per ongeluk verzenden van e-mail aan alle leden met de e-mailadressen niet in BCC wordt niet als datalek beschouwd.

De secretaris zal het datalek binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl) met daarbij de gevolgen van het datalek en de genomen maatregelen.

 

 

Sittard: dd.:7-8-2018